Быстрыйт старт

С чего начать работу в CRM

1. Начните с общих настроек компании

!!! Общие настройки

Перейдите в раздел "Настройка" - "Компания"

Загрузите логотип вашей компании, заполните поля

• Название
• Наименование по ОГРН
• Телефон
• Адрес

Логотип- если он загружен, то в презентациях объектов для клиентов будет подставляться Ваш логотип.

Наименование по ОГРН - важное поле для выгрузки объектов на портал Яндекс Недвижимость, обязательно для заполнения.

Телефон - важное поле для выгрузки объектов на любые рекламные площадки и сайты (Указывается только в том случае, если есть общий номер компании).

!!!

2. Следующим шагом предлагаем настроить воронку продаж в соответствии с вашими бизнес-процессами

!!! Настройка воронки продаж

По умолчанию в системе уже добавлена одна воронка продаж, при желании вы можете отредактировать ее под свои потребности.

Для этого перейдите в раздел "Настройка" → "Воронки продаж" и нажмите "Редактировать этапы продаж".

Воронка продаж состоит из этапов разных типов:

• Сделка в работе
• Успешное завершение
• Отказ
• Нецелевой контакт
• Архив

Вы можете добавлять этапы различного типа, а также переименовывать любые этапы воронки.

На каждом этапе воронки продаж может находиться неограниченное количество статусов данного этапа. Не рекомендуем сильно перегружать этапы статусами, это может запутать ваших сотрудников.

Также для каждого этапа воронки вы можете выбрать индивидуальный цвет.

Окно добавления/редактирования этапа выглядит следующим образом: 

В этом окне вы можете вводить название и описание этапа, выбирать его тип, цвет и управлять дополнительными опциями: доступность менеджеру, возможность создавать задачи на данном этапе, а также делать этап открытым для всех сотрудников.

• Доступность менеджеру - по умолчанию данная опция всегда включена, отключается в редких случаях (если опция отключена, то рядовой сотрудник не будет видеть данный этап в воронке продаж и не сможет переводить на него сделки);
• Возможность создавать задачи - рекомендуем включать данную опцию на этапах "Сделка в работе", опция позволит смотреть аналитику по сотрудникам (есть ли у сотрудника сделки без задач или нет);
• Этап, открытый для просмотра всеми сотрудниками - данная опция будет полезна, если вы хотите, чтобы сделки на определенном этапе воронке продаж видели все сотрудники. Например, если включить опцию на этапе "Отказ", такие сделки становятся общими, любой сотрудник может открыть список таких сделок;
• Полный доступ для всех сотрудников - менеджеры смогут просматривать, редактировать и забирать себе все сделки на данном этапе в разделе "общие сделки", даже если они не являются ответственными. Например, если включить опцию на этапе "Отказ", такие сделки становятся общими, любой сотрудник может открыть список таких сделок и попробовать с ними поработать.
• Игнорировать проверку на обязательные поля - если в настройках карточки сделки вы сделали какие -то поля обязательными, но хотите не заполнять их при переводе на какой-то этап (например, нецелевая сделка), можно поставить эту опцию. Система разрешит перевод пустой карточки.
• Обязательный этап - если опция активна, переместить сделку на следующий этап не получится, пока не будет пройден данный этап.

Для чего нужны разные воронки?

• У вас присутствуют разные типы сделок, например собственники и покупатели. Этапы продаж будут отличаться, рекомендуем создавать отдельные воронки для данных сделок;
• У вас в компании есть различные отделы, например, коммерческая недвижимость, вторичная недвижимость, новостройки и т.д. Этапы продаж в большинстве случаев также будут отличаться.

Что дают разные воронки продаж?

• Отдельные удобные списки сделок по отделам или типу сделок, которые позволят быстро посмотреть или проанализировать только нужные сделки;
• Удобная аналитика по каждому отделу или типу сделок;
• Удобное ведение сделок по этапам воронки продаж и т.д.

Добавление воронок осуществляется в разделе "Настройка" → "Воронки продаж" → кнопка "Добавить новую воронку". 

Это может быть полезно для тех компаний, в которых различаются бизнес-процессы для разных направлений сделок, например, вы можете добавить отдельные воронки продаж для продавцов, покупателей, аренды и т.д.

!!!

3. После того, как воронка продаж настроена - добавьте в систему коллег

!!! Добавление отделов компании

По умолчанию в системе уже созданы типичные отделы. Для редактирования отделов в соответствии со структурой вашей компании перейдите в раздел "Персонал" → "Отделы".

Здесь вы можете активировать нужные для отображения в системе отделы, переименовывать их, менять тип отдела. Ненужные отделы можно удалить.

!!!

!!! Добавление сотрудников в CRM

Чтобы добавить сотрудников вашей компании в CRM, перейдите в раздел "Персонал" - “Редактировать персонал” и нажмите кнопку "Добавить сотрудника".

В открывшемся окне заполните необходимую информацию:

1. Введите персональные данные - ФИО, пол, дату рождения;
2. Добавьте контактную информацию сотрудника. Поле E-mail обязательно к заполнению, на указанный адрес будет отправлен логин и пароль пользователя;
3. Выберите роль сотрудника в CRM системе;
4. Введите название должности сотрудника и выберите отдел и офис, если в вашей компании есть разделение по данным признакам;
5. Введите логин и пароль для сотрудника. Рекомендуем в качестве логина использовать e-mail сотрудника, как показывает практика это сложнее забыть;
6. Выберите из списка руководителя для добавляемого сотрудника;
7. Загрузите фотографию сотрудника;
8. Нажмите кнопку "Добавить". После ее нажатия сотрудник будет создан, а данные для входа в систему будут автоматически отправлены ему на указанный адрес электронной почты.

Описание дополнительных параметров (для продвинутых пользователей системы):

1. Разрешает сотруднику прослушивать любые записи звонков, включая записи руководителей;
2. Здесь Вы можете запретить видимость контактов собственников объекта;
3. Сотрудник сможет редактировать, передавать и т.д. любые объекты в базе;
4. Отметьте эту опцию, если требуется не показывать сотруднику заявки, которые идут на все отделы;
5. Включение раздела "Контроль качества" для сотрудника;
6. Ограничение отображения статистики по источникам;
7. Ограничение отображения статистики по отделам;
8. Ограничение максимального количества заявок в месяц для сотрудника;
9. Ограничение максимального количества заявок в сутки для сотрудника;
10. Функция полностью скрывает вкладку “Парсинг” для сотрудника;
11. Запрещает передачу объектов другим сотрудникам;
12. Запрещает отправку объектов в архив;
13. Запрещает копировать объекты других сотрудников;
14. Запрещает сотруднику менять фотографию своего профиля;
15. Запрещает звонок по кнопке из CRM;
16. Оставляет видимыми для сотрудника только свои контакты и контакты своих коллег на странице персонала, а также номера на всплывающих карточках в момент прихода звонка.

!!!

4. Следующим шагом рекомендуем подключить интеграцию с виртуальной АТС

!!! Преимущества подключения виртуальной АТС

• Запись и хранение звонков (запись и хранение звонков происходит на стороне АТС). CRM "подтянет" из АТС все записи звонков в нужные карточки сделок, что позволит руководителям анализировать разговоры менеджеров, улучшать их навыки продаж. Менеджеры также в любое время смогут прослушать свои звонки, если забыли какую-то информацию или если хотят проанализировать свои разговоры  и т.д.;
• Всплывающая  онлайн карточка звонка (некоторые операторы могут не поддерживать данный функционал). При любом звонке клиента, в CRM-системе будет всплывать окно с информацией, с какого номера звонит клиент, первый звонок или повторный, есть ли закрепленный менеджер, имя сделки и контакта и т.д. При нажатии на всплывающую карточку звонка будет открываться карточка сделки, в которой можно будет сразу же вносить необходимую информацию и вести подбор объектов под запрос сделки;
• Автоматическое создание карточки сделки - CRM из первичного звонка будет автоматически создавать карточку сделки, что позволит не потерять ни одного клиента, а также видеть список незаведенных сделок, если менеджер принял звонок, но не сделал никаких действий в карточке. Это позволит руководителю быть уверенным, что все обращения записаны в CRM, а все звонки были обработаны менеджерами;
• Автоматическое определение источника - CRM может автоматически определять источники звонка при использовании разных телефонных номеров на разные источники рекламы. Данная возможность позволит руководителям оценивать эффективность того или иного источника рекламы, считать стоимость лида, конверсию в сделку или любую другу конверсию;
• Полная аналитика по менеджерам - руководители смогут контролировать всю работу менеджеров от А до Я: слушать записи звонков и проводить их анализ для улучшения навыков продаж, подсчитывать различные конверсии, например лид/сделка, лид/встреча, смотреть количество незаведенных сделок и т.д.

!!!

!!! Выбор виртуальной АТС

Если вы еще не определились ВАТС какого оператора подключать - вы можете обратиться в ваш чат технической поддержки или к персональному менеджеру для получения консультации по этому вопросу.

!!!

!!! Инструкции по интеграции телефонии

• Билайн
• Гравител
• МГТС
• Мегафон
• Мои звонки
• Ростелеком
• Телфин
• BMI Telecom
• OnlinePBX
• Mango office
• UIS.COM
• Zadarma

!!!

5. Далее необходимо добавить в CRM объекты недвижимости

Объекты можно добавлять следующими способами:

• Добавить объекты вручную

  О том, как добавлять объекты в CRM вручную, вы можете прочесть в этой статье.

• Использовать объекты из парсинга (база собственников, собираемая с различных площадок)

  Подробнее про парсинг вы можете прочесть по этой ссылке.

• Добавить объекты из XML-фида в формате Яндекс Недвижимость

  Для этого необходимо обратиться в ваш персональный чат технической поддержки.

6. После того, как объекты добавлены в систему - перейдите к настройке выгрузки рекламы на площадки

!!! Инструкции по настройке медиапланов

Настройка медиапланов для размещения объектов на досках недвижимости:

• Авито
• ЦИАН
• ДомКлик
• Юла
• Яндекс недвижимость
• AFY.ru
• BN.RU
• chance.ru
• EMLS.RU
• irr.ru
• Restate.ru
• ГдеЭтотДом.ру
• Мир Квартир
• Move.ru
• 2GIS
• Публикация объектов на ваш сайт Tilda

Также с помощью XML-фидов вы можете публиковать объявления на следующих площадках:

*доступность выгрузки на ту или иную площадку из списка зависит от вашего региона

**выгрузка возможна на любой другой портал, который поддерживает автозагрузку объявлений из фида в формате Яндекс/Авито/Циан.

!!!

7. Далее перейдите к настройке рекламных источников

!!! Создание рекламных источников

Общая информация:

В данном разделе вы можете добавлять и редактировать ваши рекламные источники. Особенно полезным использование данного функционала будет в том случае, когда у вас множество различных источников, таких как разные номера телефонов, лендинги, группы в социальных сетях и т.д.

Пример:

У вас есть номер телефона "+70123456789", размещенный на одном сайте, ориентированном под продажу объектов, и второй номер "+70987654321", который указан на сайте по аренде. Добавим их оба для отслеживания лидов, пришедших с этих номеров.

Чтобы добавить источник перейдите в модуль "Реклама" и кликните ссылку "Добавить новый источник".

Описание полей раздела "Добавление рекламного источника"

Основное:

• Название - произвольное название вашего источника;
• Группа - добавление источника в группу для удобства отображения и фильтрации (как создавать группы - см. раздел 2 данной инструкции).

Телефон:

• Телефон - номер телефона рекламного источника.

Домены сайтов:

• Домены сайтов - если вы укажете домен в этом поле, то обращения с данного сайта будут автоматически закрепляться за этим источником. Вы можете указать несколько доменов через запятую.

UTM метки:

• UTM Source - рекламная система, например: Яндекс Директ, Google Adwords и т.п.;
• UTM Campaign - название вашей рекламной кампании;
• UTM Content - информация, которая помогает различать объявления, если совпадают другие параметры;
• UTM Medium - тип трафика.

Не заполняйте этот блок, если вам не нужна привязка данного источника к UTM-меткам. Если вы заполните данный блок, то обращения с совпадающими UTM-метками будут закрепляться за данный источником. Источник присваивается по наибольшему количеству совпадений. Если необходимо игнорировать значение некоторых из UTM-тегов - поставьте в этих полях "*" (звездочку).

Разрешения:

• Не учитывать в статистике - убирает данный источник из статистики;
• Показывать в CRM - управляет отображением источника в карточке сделки. Если данная опция не включена - пользователи не смогут выбрать данный источник в карточке сделки;
• Менеджер может менять этот источник на другой - разрешить менеджеру менять источник в карточке сделки;
• Скрывать в выборке по другим отделам - управляет видимостью источника в выборке по отделам.

Прочее:

• Привязка к отделу - если источник привязан к определенному отделу, то все обращения на этот источник будут автоматически привязываться к данному отделу, сотрудники других отделов их не увидят;
• Канал - если указан канал, то все обращения с него будут автоматически записываться за данным источником;
• Загрузка/редактирование изображений - здесь вы можете прикрепить любое изображение для источника (логотип и т.д.)